毎度時間と手間がかかりがちな業務に、契約書のやりとりがあります。
現場で契約書を交わすスタイルなら困りませんが、遠方やなかなか会えないお客様とは郵送やメールで何かと大変です。

そんなシーンで役立つCloudSign(クラウドサイン)というサービスがあります。
クラウドサインは、「クラウドで契約をかんたんに」というコンセプトを掲げ、紙や印鑑を使わない契約の形を提案しています。

GALACTUSでもこのクラウドサインを業務で利用していますので、皆様にも是非おすすめしたいと思います。

CloudSign

従来の契約締結の面倒なところ

手間がかかる

いざ契約となっても、契約書を作成し先方に送り、印刷や押印などの手間を取らせたうえ、またそれを往復させるという長い道のりがあります。
件数が増えてくると物理的に紙がかさばったりするので管理にも困ります。

時間がかかる

郵送したり印鑑を押しあったり、双方でいろんな作業を挟んでいると実際に数週間単位になることもあると聞きました。
合意している件ならなるべく早くドキュメントとして残したいところですが、時間がかかるともどかしい思いをすることになります。

お金がかかる

郵送するとなると印紙代などの費用がかさみます。
小規模の事業者ならインクや紙のコストも気になります。

CloudSign

CloudSign(クラウドサイン)の良いところ

ここで語るよりも公式ページの説明を見てもらったほうがバッチリ伝わりますが、新米の小規模事業者として便利だなと感じた点を挙げます。

手軽かつスピーディ

実際に使ってみるとわかりますが、即日でも合意締結が可能です。
ログインして契約書をアップロード(もしくはテンプレートを選択)、必要事項を記入して送信するだけ。
これは全てブラウザ上で行なえます。

また受け取る側も簡単です。
受信したメールから該当の契約書のリンクを開き、必要事項を入力して合意ボタンを押すだけ。
これだけの簡単な操作で契約書ができあがります。

契約書のテンプレートが用意されている

一般的な文言で済むようなよくある契約書(秘密情報保持契約書、委任契約書、発注書など)は、テンプレートとして10種類近くが用意されています。
案件ごとに入力が必要な項目は、入力ボックスを配置する形で追加していくことができます。

受け取り側はログイン不要

これなら先方に気を遣わずに送ることができますね。
こういったサービスを使う場合、相手方もそのサイトに登録してもらってなんやかんやと気が引けます。

信頼性について

合意締結された書類にはしっかり電子署名が付与され、法的な効力も心配ありません。
セキュリティについても、通信の暗号化やデータのバックアップなど、基本的な部分はしっかりできているといえます。
なんといっても運営はあの弁護士ドットコム。名前的にもうすでに信頼できますが、実際に法に関する専門家が携わる企業なので安心です。

「大事な契約ごとをクラウドで済ませてしまって本当に大丈夫なのか」と不安になるかもしれませんが、いちど目を通してみて下さい。信用に足るサービスであることがきっとお分かりいただけるはずです。
古い慣習を気にせず、できるだけ業務を効率化していきたいとお考えの方にはおすすめできるサービスです。皆様も是非どうぞ。